Něco na začátek

  • Pro úplnou kontrolu hospodaření personálu je k dispozici přídavný modul Zrcadlo a sklad, který nám napoví více o tom, co se děje se surovinami, které svěřujeme našemu personálu – jak v kuchyni, tak na baru.
  • Před nastavením a započetím používání tohoto modulu je třeba mít dokončeny všechny normy zboží v modulu Editor dat, bez nastavení norem nemůže počítač správně určit, které suroviny má odečíst ze skladu v okamžiku výdeje zboží. Doporučujeme věnovat nastavení norem hodně pozornosti, případné chyby totiž mají za následek zkreslené výsledky.
  • Většina našich uživatelů neeviduje úplně všechny suroviny, se kterými se pracuje v kuchyni (například sůl, strouhanka, apod.), normy však tyto suroviny mohou i nemusí obsahovat.

Prvotní nastavení

  • V modulu Zrcadlo a sklad je velmi důležité vše správně nastavit, a uvědomit si, jak program pracuje
  • Vždy musí existovat jeden Hlavní sklad (i v případě, že fyzicky takový sklad nemáte a dáváte zboží přímo personálu), který slouží pro příjem surovin a jejich následné distribuci do výrobních skladů (Bar a Kuchyně)
  • Není nutné evidovat suroviny odděleně, nebo evidovat sklady Baru i Kuchyně, nicméně máte možnost definovat libovolný počet skladů – různých typů
  • Máte-li více výdejních míst (více počítačů na Barech) je možné tato střediska sloučit (typický příklad, máte-li dva bary a jednu kuchyni)
  • Suroviny obsažené ve zboží zařazeném v nějaké skupině (v Editoru dat) se odečítají z přiřazeného skladu k dané skupině
  • K jednomu skladu může být přiřazeno více skupin

Příklad nastavení

  1. Spusťte modul Zrcadlo a Sklad
  2. Nadefinujte postupně sklady Hlavní, Bar a Kuchyně (tlačítko Vytvořit sklad, případně Nastavení skladu)
  3. Hlavní sklad nastavte na typ: Sklad surovin (bude evidovat příjemky a převodky, nebude automaticky odečítat při prodeji) a vyberte suroviny, které chcete ve skladu vidět (můžete všechny).
  4. Sklad baru nastavte na typ: Prodej surovin s odpisem a finančním souhrnem (jedná se o místo, kde se manipuluje s penězi a zároveň vydávají suroviny) a vyberte suroviny, se kterými se na baru pracuje
  5. Sklad kuchyně můžete nastavit na typ: Výrobna surovin s odpisem (kuchaři nepřijímají peníze od hostů, ale též se jim odečítají suroviny na základě výdeje jídel)

Příjem zboží do skladů

  • Veškerý příjem zboží musí prvotně proběhnout do Hlavního skladu (otevřete Hlavní sklad) a klikněte na Příjemka
  • Při zadávání příjemky je možné vybrat, že celé příjemka bude okamžitě po přijetí převedena na jiný sklad, pokud zapomenete nastavit okamžitou převodku nebo chcete suroviny převést až později, můžete to provést pomocí převodky (opět z hlavního skladu)
  • POZOR! Převádíte-li na sklady s odpisy, jsou suroviny dodány vždy do otevřené inventury (zrcadla) – chcete-li přijímat zboží do dalšího období, je nutné nejdříve zrcadlo uzavřít!

Inventura – Zrcadlo, Hárek, apod.

  • To co nás samozřejmě nejvíce zajímá, je výsledek hospodaření se surovinami. Rozmyslete si, jak často je možné kontrolu provádět – z praxe doporučujeme u baru provádět inventuru při každé předávce mezi směnami, u kuchyně stačí počítat inventuru méně často
  • Podklady pro inventuru můžete personálu vytisknout přímo z modulu Zrcadlo – doporučujeme tisk bez výchozího množství. Pořadí surovin je možné změnit v nastavení skladu – například podle zaběhlého uspořádání ve skladu
  • Před vytvořením zrcadla je třeba vybrat, které uzávěrky vstupují do výpočtu – více uzávěrek lze vybrat pomocí kláves Ctrl nebo Shift a klikáním myší. Tímto způsobem je možné zpracovat zrcadlo třeba i několik dnů po fyzickém spočtení skladových zásob – jen nezapomeňte označit vždy všechny uzávěrky do kýženého data
  • Pokud se náhodou při označení splete a vytvoříte chybné zrcadlo, je možné ho ještě před uzavřením vymazat – budete ale muset zadat koncové stavy znovu
  • Zrcadlo můžete mít otevřené i několik dní až do vyjasnění všech nesrovnalostí (jen nezapomeňte na to, že příjemky by mohly být zahrnuty ještě do neuzavřeného zrcadla), modul Zrcadlo je možné kdykoliv vypnout – až zrcadlo znovu otevřete, najdete jej ve stavu, ve kterém jste ho zanechali

Aktuální skladové zásoby

  • Kdykoliv je možné zjistit aktuální (teoretický) stav skladových zásob pro všechny sklady.
  • U hlavního skladu získáte množství, které na skladě zůstalo po odečtení všech převodek
  • U ostatních skladů bude výpočet počítat se spotřebou od posledního uzavřeného zrcadla až po okamžitý stav – čili zásoby se vám zobrazí skutečně k poslední vydané položce (třeba před 20 vteřinami)
  • U síťového provozu je však před výpočtem aktuálních skladových zásob nutné stáhnout aktuální data – program vás k tomu sám vyzve